互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)的廣泛運(yùn)用，不僅改變了與日常生活息息相關(guān)的衣食住行用等領(lǐng)域，也更新著人們習(xí)以為常的辦公模式。

　　智慧會(huì)議室里，跨語言溝通實(shí)時(shí)翻譯，會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)自動(dòng)生成；用上電紙本，工作筆記方便保存，手寫體也能高效識(shí)別，從此告別紙張浪費(fèi)；在線辦公軟件幫人們對(duì)低碳行為進(jìn)行量化，還能轉(zhuǎn)換成碳普惠公益……種種數(shù)字化辦公解決方案不僅提升著“辦公室幸?！?，也推動(dòng)辦公朝著低碳節(jié)能方向加速邁進(jìn)。

　　智慧會(huì)議室讓開會(huì)不再復(fù)雜

　　開會(huì)，是最常見的工作場(chǎng)景之一，但痛點(diǎn)也不少：辦公空間管理復(fù)雜、會(huì)議材料整理繁瑣、實(shí)時(shí)修改的議案無法共享、視頻連線不夠順暢、跨語言溝通障礙多……如何讓開會(huì)簡(jiǎn)單又高效，是許多企業(yè)和單位面臨的一個(gè)難題。

　　以往開會(huì)，常見的場(chǎng)景是每人拿一份會(huì)議材料，有的同事還需要拿著自己的電腦，會(huì)議記錄由專人來負(fù)責(zé)，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。如今，有這樣一種智慧會(huì)議室，線上預(yù)約、刷臉簽到、會(huì)議材料實(shí)時(shí)共享、會(huì)議記錄自動(dòng)生成……聽起來是不是非常智能？

　　訊飛聽見政企業(yè)務(wù)部區(qū)域市場(chǎng)總監(jiān)李艷萍向記者介紹，這是科大訊飛的“訊飛聽見智慧會(huì)議室”智能化辦公解決方案，為政企客戶本地會(huì)議和遠(yuǎn)程會(huì)議等場(chǎng)景量身打造，其中涵蓋智能錄音筆、智慧屏、智能會(huì)議系統(tǒng)、視頻會(huì)議軟件等產(chǎn)品組合，覆蓋會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后全流程多場(chǎng)景的標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)字辦公系統(tǒng)。

　　“當(dāng)你走進(jìn)訊飛聽見智慧會(huì)議室，開會(huì)、交流討論、整理信息等一系列流程，動(dòng)動(dòng)手指就可以快速實(shí)現(xiàn)?！崩钇G萍說。

　　智慧會(huì)議室什么樣？從會(huì)前的會(huì)議預(yù)約、資料共享、參會(huì)提醒通知，到會(huì)中的會(huì)議簽到、遠(yuǎn)程會(huì)議協(xié)作討論、會(huì)議內(nèi)容書寫、文件信息投屏共享，再到會(huì)后的會(huì)議紀(jì)要分享、任務(wù)分發(fā)、數(shù)據(jù)管理沉淀等全流程需求，這套智慧辦公整體解決方案都可以搞定。

　　就拿會(huì)議記錄這項(xiàng)工作來說，在智慧會(huì)議室解決方案中，利用智能語音轉(zhuǎn)寫、聲紋識(shí)別、自然語言處理等多項(xiàng)核心技術(shù)，可以將會(huì)議發(fā)言音頻實(shí)時(shí)轉(zhuǎn)寫成文字，并支持多語種的轉(zhuǎn)換。這樣一來，一方面輔助生成文字會(huì)議記錄，讓所有人都可以全身心投入到會(huì)議討論中，提升工作效率，會(huì)后只需要簡(jiǎn)單整理即可；另一方面，智慧會(huì)議室解決方案通過全程留痕的方式，形成本地留存的會(huì)議內(nèi)容音頻、文字等資料，會(huì)議中的所有數(shù)據(jù)會(huì)形成一個(gè)專屬的知識(shí)管理庫，用戶可將會(huì)議檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行梳理、提煉、整合與分析，為管理者的戰(zhàn)略決策提供數(shù)據(jù)依據(jù)，真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理效能的躍升。

　　李艷萍表示，目前，1小時(shí)長(zhǎng)的會(huì)議音頻最快5分鐘就可以出稿，支持對(duì)轉(zhuǎn)寫結(jié)果實(shí)時(shí)編輯，還能夠一鍵導(dǎo)出電子文稿與音頻文件，為會(huì)后信息整理提供有力幫助。

　　除了本地化會(huì)議，遠(yuǎn)程會(huì)議近年來越來越常見。與以往不同的是，在智慧會(huì)議室里，參會(huì)人員的發(fā)言將轉(zhuǎn)化為雙語字幕條，呈現(xiàn)在共享屏幕上，這就讓會(huì)議討論內(nèi)容更加清晰，也解決了跨國會(huì)議中語言不互通的難題。這種轉(zhuǎn)寫、翻譯的形式可以進(jìn)行全文展示，即便是語速較快、內(nèi)容較多的會(huì)議，各位參會(huì)者也能跟得上節(jié)奏，不漏掉重點(diǎn)內(nèi)容。另外，與本地化會(huì)議類似，遠(yuǎn)程會(huì)議中多方的發(fā)言內(nèi)容，也可逐字生成雙語的會(huì)議記錄，在會(huì)議結(jié)束后生成一個(gè)二維碼。參會(huì)人員掃描二維碼，就可看到全程的會(huì)議音頻、文字記錄等。

　　“不管是遠(yuǎn)程會(huì)議還是本地會(huì)議，智慧會(huì)議室中配備的升降屏、麥克風(fēng)、訊飛聽見智慧屏等智能硬件，都可以通過智慧會(huì)議室系統(tǒng)進(jìn)行聯(lián)動(dòng)，會(huì)議信息內(nèi)容能夠快速流轉(zhuǎn)，也實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公、低碳辦公?！崩钇G萍說，截至目前，訊飛聽見智慧會(huì)議室智能化辦公解決方案在北京、安徽、重慶、云南等區(qū)域落地使用。

　　無紙化辦公進(jìn)一步推廣

　　在第五屆數(shù)字中國建設(shè)峰會(huì)上，一個(gè)6英寸的電紙本讓參會(huì)人員耳目一新。

　　往年的數(shù)字峰會(huì)上，每名嘉賓的桌子上會(huì)擺一本紙質(zhì)手冊(cè)。但今年，電紙本替代了紙本手冊(cè)，分發(fā)給前來參展的政務(wù)代表。不論是查看大會(huì)手冊(cè)、日程安排、峰會(huì)論壇等信息，還是在參會(huì)過程中應(yīng)用于任務(wù)督辦、流程審批、訂餐、無紙化會(huì)議等，在這樣一個(gè)可以單手持握、隨身攜帶的小小電紙本上，都可以輕松實(shí)現(xiàn)，全流程不浪費(fèi)一張紙。

　　不少參會(huì)人員說，這樣的無紙化辦公新體驗(yàn)，科技感十足，在提升工作協(xié)同效率的同時(shí)，還積極響應(yīng)了低碳環(huán)保理念。

　　無紙化，是辦公領(lǐng)域向低碳環(huán)保邁進(jìn)的重要方向。記者了解到，數(shù)字中國建設(shè)峰會(huì)上的電紙本是漢王科技的產(chǎn)品。漢王科技副總裁王杰接受本報(bào)采訪時(shí)表示，在“雙碳”目標(biāo)大背景下，漢王手寫電紙本符合環(huán)境友善和環(huán)境永續(xù)的設(shè)計(jì)理念，已逐漸成為商務(wù)、政務(wù)等多領(lǐng)域推行無紙化辦公的新舉措。

　　以漢王手寫電紙本N10為例，10.3英寸的大尺寸電子紙墨水屏，就像一個(gè)中等大小的筆記本。N10的墨水屏創(chuàng)新性地去掉了電容屏和導(dǎo)光板，屏幕具備極強(qiáng)的透光性，從而給予使用者真實(shí)的紙感。配備的一支無線無源壓感電磁筆，不需要充電，還可以實(shí)現(xiàn)鋼筆、毛筆、鉛筆等不同筆型的書寫體驗(yàn)，無論是移動(dòng)輕量辦公還是數(shù)字閱讀批注等各類需求都可以滿足。

　　“我是第一次使用這種電紙本，感覺非常驚喜，真的就像在紙張上閱讀、書寫一樣，完全滿足了我的辦公需求。機(jī)身纖薄，攜帶起來也非常方便。”福州市民林先生在現(xiàn)場(chǎng)體驗(yàn)N10后說。

　　王杰介紹，許多職場(chǎng)人士比如采購、銷售、中介等崗位以及記者、編輯等文字工作者，在多人會(huì)議或者一對(duì)一訪談交流等工作場(chǎng)景中，都需要大量記筆記，有了電紙本，不僅大大減少了紙張的使用，還可以一邊寫一邊思考，隨時(shí)進(jìn)行擦除、補(bǔ)充等編輯。記錄完后，電紙本還能自動(dòng)進(jìn)行文字識(shí)別，高精度地生成標(biāo)準(zhǔn)word文檔，以便對(duì)大量數(shù)據(jù)做進(jìn)一步應(yīng)用。事后，用戶通過關(guān)鍵詞搜索，可以直接定位到想要搜尋的筆記內(nèi)容。

　　“有時(shí)候一名產(chǎn)品經(jīng)理上午去走訪上游供應(yīng)商，下午又要和下游客戶進(jìn)行溝通，如果使用紙質(zhì)筆記本，可能得分別使用不同的筆記本來進(jìn)行區(qū)分，如果是同一個(gè)筆記本，一般只能以時(shí)間順序線性排列。但使用電紙本記錄的筆記，能方便地歸納、整理和搜索，儲(chǔ)存在不同文件夾，相當(dāng)于同時(shí)擁有多本筆記本。日歷和便簽等小功能也非常方便使用。”王杰舉例解釋。

　　便捷智能的辦公體驗(yàn)，離不開科技的支持。這其中，無線無源壓感電磁筆和后臺(tái)數(shù)據(jù)的自然語言處理等都是漢王的核心技術(shù)，內(nèi)置的OCR(光學(xué)字符識(shí)別)識(shí)別技術(shù)還曾獲得國家科技進(jìn)步獎(jiǎng)項(xiàng)?？紤]到辦公領(lǐng)域的節(jié)能降碳需求，電紙本的優(yōu)勢(shì)非常明顯。王杰給記者算了一筆賬，平板電腦一般使用五六個(gè)小時(shí)，電池就會(huì)耗盡，而電紙書在顯示時(shí)不耗電，只在翻頁時(shí)耗電，能耗非常低，充滿電后可持續(xù)使用1周以上。

　　這種無紙化辦公的解決方案還可以在智慧政法、智慧檔案、智慧民生、智慧金融、智慧教育等各大場(chǎng)景中廣泛使用。尤其是在公檢法系統(tǒng)、醫(yī)療系統(tǒng)等，卷宗、病例、檔案都需要數(shù)字化、去紙質(zhì)化，方便后續(xù)的處理和流轉(zhuǎn)。

　　在企事業(yè)單位中，無紙化辦公的趨勢(shì)已非常明顯。去年7月，人社部辦公廳發(fā)布《電子勞動(dòng)合同訂立指引》，指導(dǎo)用人單位與勞動(dòng)者以可視為書面形式的數(shù)據(jù)電文為載體，使用可靠的電子簽名訂立勞動(dòng)合同。

　　“我們?cè)诠镜闹悄苻k公平臺(tái)上加入了入職、合同續(xù)簽、離職等功能，人力部門不需要使用紙質(zhì)材料就能夠進(jìn)行信息核實(shí)、歸檔等，全部工作都能在線上完成?！蹦炒笮推髽I(yè)運(yùn)營平臺(tái)部總監(jiān)李濤說，公司推行無紙化辦公后，預(yù)計(jì)一年就可節(jié)約紙張32萬余張。

　　在李濤看來，推廣無紙化辦公不是簡(jiǎn)單減少或者取消紙張的使用，而是要通過建立無紙化辦公流程和成熟的工作平臺(tái)，將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮淤Y料，將傳統(tǒng)流程轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上流程，“我們將報(bào)銷工作也納入智能辦公平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)無紙報(bào)銷、自動(dòng)審批，省去了打印電子發(fā)票、貼票、填單等流程，不但節(jié)約了紙張，也大幅提高了工作效率?！崩顫f。

　　隨著電紙書、電子合同、電子簽章、數(shù)字政務(wù)等的進(jìn)一步推廣，無紙化辦公的應(yīng)用場(chǎng)景將更加廣泛，有力促進(jìn)綠色低碳發(fā)展。

　　綠色辦公轉(zhuǎn)化為碳普惠公益

　　最近，在浙江余杭某科技公司上班的江姍有了一個(gè)新習(xí)慣：結(jié)束一天的工作后，她習(xí)慣性地打開手機(jī)上的在線辦公軟件釘釘，查看自己一天的碳減排量。

　　“釘釘上的碳減排功能，為大家的低碳辦公行為提供了可視化、可量化的窗口。大家還會(huì)把自己的碳減排量曬到釘釘‘看看’，比比誰當(dāng)天的工作更低碳環(huán)保?！苯瓓櫿f，如今在公司里，低碳辦公已經(jīng)成為一種新風(fēng)尚。

　　原來，為了進(jìn)一步倡導(dǎo)綠色辦公、踐行節(jié)能減排，釘釘聯(lián)合北京綠色交易所對(duì)釘釘上減碳數(shù)字化場(chǎng)景進(jìn)行權(quán)威認(rèn)證，推出碳普惠公益產(chǎn)品“釘釘碳減排”，用戶可查看自己每天、每月在釘釘辦公實(shí)現(xiàn)的碳減排量。

　　“這些碳減排量來自線上發(fā)起日志、線上發(fā)起審批、視頻會(huì)議、電話會(huì)議等11種低碳辦公行為?！贬斸斂偛萌~軍向本報(bào)介紹，比如用戶使用釘釘?shù)娜罩竟δ埽梢蕴娲€下寫日志，減少匯報(bào)過程中帶來的紙張消耗，通過科學(xué)測(cè)算，用戶每次提交周報(bào)、日志等在線記錄的行為，可減少6.4克碳排放。與之類似，使用移動(dòng)審批功能，也可替代傳統(tǒng)線下審批帶來的紙張消耗，每次提交審批，同樣可以減少6.4克碳排放。

　　此外，在釘釘上辦公，使用視頻會(huì)議功能可替代城市交通帶來的油耗，每個(gè)人參加1個(gè)小時(shí)視頻會(huì)議，最高可減少2.23千克碳排放；使用線上考勤打卡功能，替代了原本紙質(zhì)文檔處理的考勤表單，組織每日使用考勤功能，可減少29.1克碳排放……

　　“雖然每個(gè)低碳辦公行為帶來的碳減排量是微不足道的，但長(zhǎng)期堅(jiān)持下來，看到個(gè)人和組織的碳減排量不斷累積增長(zhǎng)，真的很有成就感。”江姍介紹，“釘釘碳減排”功能上線以來，她所在的科技公司已在釘釘平臺(tái)成功減排2.57噸。

　　用戶在釘釘平臺(tái)通過綠色辦公行為獲得的“低碳能量”，不僅僅是一個(gè)數(shù)字，還可以用于兌換一些優(yōu)惠券或進(jìn)行公益捐贈(zèng)等。

　　“我獲得的‘低碳能量’，可以用來捐贈(zèng)給四川綿陽的老河溝保護(hù)區(qū)、北京的野鴨湖濕地，每捐贈(zèng)130克低碳能量，可守護(hù)1平方米的保護(hù)地、濕地，還有‘守護(hù)家鄉(xiāng)河行動(dòng)’，每捐贈(zèng)8千克能量，可守護(hù)1米的家鄉(xiāng)河。這些捐贈(zèng)行為，背后都有對(duì)應(yīng)的公益組織去執(zhí)行?！苯瓓櫿f，受到她和同事們歡迎的另一項(xiàng)功能是，低碳能量還可以在釘釘平臺(tái)兌換奶茶、快餐或天貓超市的優(yōu)惠券?！霸诘吞嫁k公的同時(shí)還能獲得一些‘小福利’，大家都覺得在線辦公為我們的生活和環(huán)境帶來了積極改變?！?/p>

　　第三方機(jī)構(gòu)最新數(shù)據(jù)顯示，作為數(shù)字化協(xié)同辦公平臺(tái)的釘釘，7月份的月活躍用戶數(shù)達(dá)到1.91億。大量用戶的在線辦公實(shí)踐，帶來實(shí)實(shí)在在的碳減排效果。葉軍表示，釘釘倡導(dǎo)利用數(shù)字技術(shù)助力節(jié)能減排，就是希望讓每個(gè)企業(yè)和組織都能更便捷、更低門檻地加入減碳行列，讓其通過日常的綠色辦公行為，減少自然資源的消耗，同時(shí)加速進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代。在數(shù)字辦公領(lǐng)域，釘釘還將為實(shí)現(xiàn)“雙碳”目標(biāo)繼續(xù)貢獻(xiàn)力量。

　　葉 子